Naloga Urada Vlade RS za Slovence v zamejstvu in po svetu je ohranjanje slovenske narodne zavesti in kulture med Slovenci, ki živijo zunaj meja Republike Slovenije. Pri tem ima zelo pomembno vlogo tudi arhivska dejavnost. Urejen arhiv namreč omogoča, da se dolgoletna prizadevanja članov in uspehi slovenske skupnosti ohranijo. Če dopustimo, da ostajajo arhivi shranjeni zasilno urejeni, morda tudi v neprimernih prostorih ali na domovih članov, je gradivo izpostavljeno negotovi prihodnosti ali celo uničenju. Nemalokrat se zgodi, da organizacija šele takrat, ko bi želela obeležiti pomemben mejnik v svojem delovanju s publikacijo, ugotovi, da del gradiva, ki je nastajalo v preteklih desetletjih, manjka, ker zanj ni bilo ustrezno poskrbljeno. Nove izzive predstavlja tudi dejstvo, da vedno več arhivskega gradiva nastaja v digitalni obliki, ki je zaradi hitrega razvoja tehnologij še bolj ranljivo od klasičnih papirnatih dokumentov in fotografij.
Nekatere izseljenske organizacije so za zgledno urejen arhiv že poskrbele, druge pa se tega izziva šele lotevajo in bi pri tem potrebovale našo pomoč.
V želji, da bi bilo za arhivsko gradivo izseljenskih organizacij čim bolje poskrbljeno, sta Urad Vlade RS za Slovence v zamejstvu in po svetu in Arhiv Republike Slovenije, kot osrednja slovenska arhivska ustanova, leta 2015 sklenila dogovor o sodelovanju, v okviru katerega arhivisti iz Arhiva RS obiskujejo izseljenske organizacije, ki so izrazile pripravljenost za sodelovanje pri urejanju njihovih arhivov.
Ob obisku (običajno dva) arhivista pregledata arhiv, ga pomagata urediti, svetujeta članom v zvezi z njegovim urejanjem, hrambo ter morebitno digitalizacijo gradiva. Ob tem arhivisti Arhiva RS gradivo tudi popišejo. Popisi gradiva so uvrščeni v evidenco arhivskega gradiva, ki je pomembno za zgodovino Slovenije in Slovencev ter se nahaja v tujini. Evidenco vodi Arhiv Republike Slovenije in se vsako leto dopolnjuje.
Po končanem obisku se po potrebi sodelovanje nadaljuje na daljavo in se društveni arhivar lahko obrne na arhiviste Arhiva RS po nasvet v konkretni situaciji.
Pri tem bi radi izpostavili, da ti obiski niso namenjeni ugotavljanju nepravilnosti hrambe gradiva, ampak so zgolj strokovna pomoč usposobljenih sodelavk in sodelavcev Arhiva RS pri urejanju vašega arhiva.
Prav tako bi želeli izpostaviti, da stroške izvedbe projekta krijeta Urad za Slovence v zamejstvu in po svetu in Arhiv Republike Slovenije. Od organizacij slovenske skupnosti pričakujemo le organizacijo nastanitev strokovnih sodelavcev Arhiva RS v vaši skupnosti oziroma pri vaših članih.
V okviru omenjenega dogovora se je preteklih letih uspešno vzpostavilo sodelovanje z izseljenskimi organizacijami v Bosni in Hercegovini, na Hrvaškem, v Srbiji, Nemčiji, pa tudi v Argentini, Združenih državah Amerike ter Avstraliji. Rezultate evidentiranj (popise gradiva) je Arhiv RS objavil tudi v knjižni obliki.
Utečeno sodelovanje je spomladi leta 2020 prekinila epidemija COVID-19, zdaj pa razmere omogočajo, da s projektom nadaljujemo.
